Forsvarsministeriet anmoder Finansudvalget om tilslutning til anvendelse af ca. 156 mio. kr. i perioden 2006 - 2008 til anskaffelse og implementering af et koncernfælles elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH) inden for Forsvarskommandoens driftsbevilling på § 12.21.01.
Projektet er en del af det Fællesoffentlige Elektroniske Sags- og Dokumenthåndteringsprojekt (FESD) og udmønter kravene i forsvarsforliget fra juni 2004 samt den offentlige sektors strategi for digital forvaltning. Det koncernfælles system skal afløse de eksisterende, ofte forældede journalsystemer ved ministerområdets myndigheder og understøtte effektiviseringen af støttestrukturen samt overgangen til papirløs sagsbehandling for cirka 10.000 brugere.
De væsentligste elementer i aktstykket er:
- Udgifter: De samlede udgifter til anskaffelse, implementering og drift beløber sig til ca. 156 mio. kr., fordelt med ca. 49 mio. kr. i 2006, ca. 58,8 mio. kr. i 2007 og ca. 47,9 mio. kr. i 2008. Udgifterne dækker licenser, fælles implementering, myndighedsvis implementering, konsulentstøtte og udliciteret drift. Der påregnes herudover et forbrug af interne ressourcer svarende til ca. 49 mio. kr., hvilket bringer de samlede projektkostninger op på ca. 205 mio. kr.
- Implementering: Systemet implementeres i to tempi. I 2006 gennemføres implementeringen ved seks af ministerområdets 23 myndigheder, hvorefter der foretages en evaluering, der danner grundlag for implementeringen ved de øvrige myndigheder i 2007 - 2008.
- Effekter: Projektet sigter mod at rationalisere administrative processer, reducere posthandling og fysisk arkivering samt minimere produktivitetsnedgang ved medarbejderrokering mellem myndigheder. Driften forventes efter projektperioden at koste ca. 18 mio. kr. årligt, hvis den fortsat udliciteres.
- Risikovurdering: Det samlede risikoniveau er vurderet til niveau 3 (acceptabelt). Væsentlige risici vedrører organisatorisk forankring, integration til eksisterende systemer som DeMars, leverandørkapacitet og kompetenceudvikling hos brugerne. Disse risici håndteres gennem en fælles styregruppe, Prince2-metoden, rollebaseret uddannelse og løbende evalueringer.
