Uddannelses- og Forskningsministeriet anmodede om Finansudvalgets tilslutning til, at Aarhus Universitet (AU) igangsætter et it-projekt for anskaffelse af et nyt studieadministrativt system, AU SIS. Aktstykket var oprindeligt fortroligt af hensyn til universitetets forhandlingsposition ved udbuddet, men fortroligheden blev ophævet i november 2024.
Hovedpunkter:
- Formål: Det nye system skal erstatte de eksisterende studieadministrative systemer STADS og DANS, som har været i drift i over 25 år. AU SIS skal understøtte fagtilmelding, eksamensafvikling og indberetninger samt sikre en stabil, fremtidssikret platform med forbedret brugeroplevelse via studieportalen mitstudie.au.dk.
- Separat udbud: Mens de øvrige syv universiteter anskaffer et fælles system, har AU valgt en separat løsning. Begrundelsen er, at AU allerede har implementeret andre standardsystemer (fx til undervisningsplanlægning og digitale eksaminer), hvilket reducerer behovet for supplerende funktionalitet i det nye SIS, samt ønsket om én samlet administrativ brugerflade for studerende fremfor den leverandørspecifikke flade, de andre universiteter anvender.
- Økonomi: De samlede projektudgifter forventes til 236,5 mio. kr. (2023-priser) i perioden 2020 - 2034, heraf 43,3 mio. kr. afsat til risikopulje. AU finansierer selv projektet inden for sin ordinære ramme. Der er desuden udgifter på 27,0 mio. kr. til opgradering af underliggende IT-infrastruktur. Projektet forventer årlige økonomiske gevinster på 3,3 mio. kr. gennem optimerede processer, modvægtet af en fordyrelse på 0,8 mio. kr. årligt pga. højere driftsomkostninger for det nye system.
- Tidsplan: Projektet startede i 2018. Det nye system forventes klar til brug i oktober 2027, og projektet afsluttes i september 2028.
- Risikovurdering: Statens It-råd vurderede projektet til at have en høj risikoprofil grundet den lange tidsperiode, forretningskritiske karakter og risiko for ændringer i lovgivningen. Rådet fremsatte anbefalinger bl.a. om krav til leverandørsamarbejde, tilpasning af projektstyring, reduktion af implementeringstiden og udpegning af en ressourcemanager. AU har taget anbefalingerne til efterretning og iværksat tiltag som exit-klausuler i kontrakten, markedsdialog og styrkelse af projektorganisationen.
